本の杜3委託参加に関するお詫びとご報告

 入梅の候、皆様にはますますご健勝の事と存じます。先日の本の杜3に一般・サークル参加していただきました、みなさまに厚く御礼申し上げます。みなさまのご協力で無事当日を終えることが出来、スタッフ一同深く感謝しております。

 さて今回、当日直接参加していただいたサークル様とは別に、委託参加していただきましたサークル様のうち、委託売上の入金が一部遅れるという事態がございましたことをご報告いたします。
 また、その件に関して当該サークル様より当準備会のHPよりご連絡を頂戴しました際に返信が遅れ、ご不安を更にあおるような結果になってしまい、誠に申し訳ございませんでした。

 この事態につきまして、当イベントのスタッフで確認をとりましたところ、以下の状況が判明いたしましたのでまずご報告申し上げます。

 

  1. 主催者がイベント翌週より就職のため自宅を離れた時点で入金処理をしておらず、その後多忙のため忘失しておりました。
  2. 主催者就職先の特殊な事情により、携帯電話・スマートフォン等の情報通信機器の持ち込み制限があり、メールチェック・電話連絡ができない状況にございました。
  3. 当イベントへのご質問・ご連絡に関してはメールフォームよりお願いしておりますが、メールフォームの宛先アドレスが「2」にございます主催の個人アドレスでありましたため、他スタッフが内容を把握することができませんでした。

 

 該当サークル様とは当日の頒布物と冊数の確認をし、すでに当準備会より売上の送金は5月上旬までに全て終了しております。その後経過確認と報告のためにお時間を頂きましたが、準備会として報告の用意ができましたため、この掲載と至りました。

 上記1〜3に関して、本来起こしてはならないことであると認識しており、また今後の開催や事務処理のことも鑑みて当準備会では事故を減らし、また事故が起きた場合は可及的速やかに対応できるよう、以下の対策をとることといたしました。

 

  • メールフォームから送信されるメールの宛先を主催個人アドレスからスタッフ共有のメーリングリストへ変更いたしました。これにより、事故を含めたご連絡の把握をスタッフで共有できることとなり、返信や対応にお時間がかかっていた状況の解消に努めて参ります。
  • 上記に関連し、メーリングリストに登録されているスタッフは個人情報保護に関する誓約書を準備会へ提出済です。
  • 以前より委託の処理に時間がかかるとご意見を頂戴しておりましたことを考慮し、委託関連処理を主催1名で対応しておりましたが、次回本の杜4より別スタッフ2名に変更および増員し、委託売上と残部のチェックを実施した上で送金・残部返送といたします。また、送金と残部返送時にはお申し込み時に記載していただきましたメールアドレス宛にご連絡いたします。

 

 また、改めましてご迷惑をおかけいたしましたサークル様に深くお詫び申し上げますとともに、他のサークル・一般参加者にご心配をいただきましたことを厚く御礼申し上げます。

 本の杜4の申し込みも開始となり、皆様のご参加をお待ちしておりますが、同じような事故が起こらないよう努め、皆さまに安心して楽しんでいただけるイベントを目指して努力して参ります。
 今後とも、本の杜をどうぞよろしくお願いいたします。



平成25年6月9日 
本の杜準備会   
代表 塩津 瞬   
準備会一同